ochranA osobných údajov

Informácie a poučenie o získavaní a spracúvaní osobných údajov

podľa Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „nariadenie“ alebo „GDPR“) a podľa zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon“)

Prevádzkovateľ SEPAK mechanical engineering, s.r.o., so sídlom na adreseStránska 2, 974 11 Banská Bystrica, IČO: 50179594, DIČ: 2120214811, zapísaný v OR: OS B. Bystrica, Oddiel: Sro., Vložka č.: 29348/S, týmto informuje dotknuté osoby o získavaní a spracúvaní ich osobných údajov. 

Tieto informácie sú Vám určené, ak ste návštevníkom našich stránok, ďalej ak ste naším zákazníkom, ale aj v prípade, ak ste zamestnancom nášho zákazníka, ktorý je právnickou osobou alebo u neho pôsobíte na základe vzťahu založeného napr. na základe poverenia, vymenovania, zvolenia alebo v rámci výkonu funkcie alebo ako živnostník a ten Vás určil ako svoju oprávnenú osobu pre jednotlivé oblasti komunikácie týkajúcej sa dodávky tovaru a služieb v rámci zmluvných vzťahov.

Zásady ochrany osobných údajov

Vaše osobné údaje spracúvame len na základe zákonných podmienok, ktoré sú uvedené v nariadení alebo v zákone. Ako prevádzkovateľ zodpovedáme za ochranu Vašich osobných údajov, ktoré sme o Vás získali alebo získavame v súlade s nariadením a zákonom v rozsahu a spôsobom podľa tejto informácie. V prípade otázok týkajúcich sa spracúvania Vašich osobných údajov sa na nás môžete obrátiť osobne alebo poštou na adrese nášho sídla, telefonicky na tel. čísle +421 (0) 48 414 52 01 alebo e-mailom: sepakme@sepakme.com.

Získavanie osobných údajov 

Vaše osobné údaje získavame predovšetkým priamo od Vás, a to vtedy, keď nám ich dobrovoľne poskytujete v súvislosti s dopytom alebo žiadosťou o naše služby, ktoré nám adresujete osobne, telefonicky, písomne poštou alebo elektronicky e-mailom a prostredníctvom nášho kontaktného formulára na webovej stránke spoločnosti, a to na základe Vašej žiadosti.

V prípade, ak ste zamestnancom nášho zákazníka, ktorý je právnickou osobou, prípadne živnostníkom, ktorý si Vás určil ako svoju oprávnenú osobu pre jednotlivé oblasti komunikácie týkajúce sa dodávky produktov a služieb v rámci zmluvných vzťahov, osobné údaje získavame od Vášho zamestnávateľa; poskytnutím údajov, ktoré sú obsahom tejto informácie nie je dotknutá informačná povinnosť Vášho zamestnávateľa v rozsahu podľa článku 13 nariadenia, resp. § 19 zákona pri získavaní a spracúvaní Vašich osobných údajov v súvislosti s pracovnoprávnym vzťahom zamestnanca a zamestnávateľa.

Kategórie získavaných a spracúvaných osobných údajov

Budeme získavať a spracúvať iba Vaše bežné osobné údaje v rozsahu nevyhnutnom v rámci našich aktivít v súvislosti so zabezpečovaním a poskytovaním našich služieb. Osobné údaje osobitnej kategórie, ktoré by odhaľovali Váš rasový alebo etnický pôvod, politické názory, politické alebo filozofické presvedčenie, členstvo v odborových organizáciách, genetické údaje, biometrické údaje, sexuálnu orientáciu a iné citlivé osobné údaje o Vás spracúvať nebudeme. Spracúvame Vaše osobné údaje predovšetkým v nasledujúcom rozsahu:

Identifikačné údaje: meno, priezvisko, zamestnávateľ (názov spoločnosti, adresa, IČO, DIČ), pracovná funkcia (funkčné zaradenie), odborný útvar, podpis.

Kontaktné údaje: adresa pre doručovanie, e-mailová adresa a telefónne číslo.

Údaje o dodávkach a zľavách: história objednávok,zakúpené produkty, ceny zakúpených produktov, údaje v súvislosti s podmienkami realizácie služby, údaje o poskytnutých zľavách.

Bankové, finančné a transakčné údaje: číslo kreditnej karty, údaje o bankovom účte, údaje o platbách.

On-line identifikátory: IP adresa, cookies.

Dáta korešpondencie: komunikačný obsah a metaúdaje spojené s komunikáciou.

Príjemcovia osobných údajov 

Všetky Vaše osobné údaje budú spracúvané a uchovávané v našich interných systémoch a budú nami ďalej poskytované iným príjemcom len vtedy, ak je to nevyhnutné na dosiahnutie účelu spracúvania alebo na základe zákonnej povinnosti vyplývajúcej z osobitných právnych predpisov.

Príjemcami osobných údajov môžu byť:

• kontrolné, dozorné a iné štátne orgány v rámci výkonu ich činnosti v zmysle osobitného právneho predpisu (napr. Slovenská obchodná inšpekcia, Úrad na ochranu osobných údajov, Daňový úrad a pod.),
• súdy a orgány činné v trestnom konaní na základe ich vyžiadania, alebo v rámci oprávnených záujmov prevádzkovateľa pri preukazovaní, uplatňovaní a obhajovaní právnych nárokov,
• zmluvne poverení poskytovatelia služieb, ako napríklad poskytovatelia účtovných služieb, IT služieb, poštových a zasielateľských služieb, finančných a poisťovateľských služieb,
• ďalším príjemcom, ktorým je prevádzkovateľ povinný osobné údaje poskytnúť v zmysle osobitného zákona alebo oprávneného záujmu, ako napríklad audítori, právni poradcovia, daňoví a účtovní poradcovia, poisťovne, banky, úverové registre, tretie osoby hodnotiace využívanie služieb našich zmluvných partnerov, osoby, ktoré sú s nami v pracovno-právnom alebo inom obdobnom vzťahu, a to v rozsahu, ktorý je nevyhnutne potrebný pre výkon ich práce alebo práv, a ktoré zároveň vo vzťahu k poskytnutým alebo sprístupneným osobným údajom budú mať v rozsahu a za podmienok dojednaných v písomnej zmluve, ktorú s nimi uzatvárame alebo ustanovenej všeobecne záväznými právnymi predpismi, povinnosť zachovávať o takýchto informáciách mlčanlivosť.

Účel spracúvania osobných údajov

Vaše osobné údaje budeme získavať a ďalej spracúvať na nasledujúce účely:

• uzavretie a plnenie zmluvy; Na plnenie zmluvných povinností alebo vykonanie opatrení na Vašu žiadosť predtým, než s Vami uzatvoríme zmluvu, najmä na účely spracovania a zasielania cenových ponúk, prípravy a uzatvárania zmlúv, evidenciu zmlúv vrátane všetkých ich zmien v našom internom systéme, kontrolu plnenia zmlúv a povinností zmluvných strán najmä v rámci kúpnych zmlúv a rámcových zmlúv, ako aj ďalších povinností súvisiacich so správou zmlúv, preberaním a odovzdávaním predmetu zmluvy, riešenia poistných udalostí, vybavovaním reklamácií a sťažností, fakturáciou, vymáhaním škôd a pohľadávok vzniknutých v súvislosti s dodávkou tovarov a služieb, uchovávaním s tým súvisiacej dokumentácie a záznamov, vzájomnou komunikáciou zmluvných strán a pod.. Právnym základom na spracúvanie Vašich osobných údajov na tento účel je čl. 6 ods. 1 písm. b) a c) nariadenia, t.j. plnenie zmluvy a  splnenie  zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich najmä zo zákona NR SR č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov. Poskytnutie osobných údajov dotknutou osobou je v tomto prípade zmluvnou požiadavkou. V prípade neposkytnutia osobných údajov nebude možné s dotknutou osobou uzatvoriť zmluvný vzťah.
• reklama a marketing služieb a produktov dodávateľa; najmä zasielanie informačných newsletterov o našich produktoch a službách, informácie o špeciálnych zvýhodnených ponukách a zľavách zameraných na Vaše individuálne záujmy a pod.. Právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov na tento účel je čl. 6 ods. 1 písm. f) nariadenia, t. j. náš oprávnený záujem. Vo vzťahu k tomuto účelu spracúvania Vašich osobných údajov je naším oprávneným záujmom rozširovať našu zákaznícku základňu a efektívne Vám ponúkať naše produkty a služby zamerané na Vaše individuálne potreby a záujmy. Navyše, v zmysle recitálu 47 nariadenia môžu účely marketingu predstavovať oprávnené záujmy prevádzkovateľa.
• ochrana finančných záujmov dodávateľa;je v našom oprávnenom záujme spracúvať Vaše osobné údaje týkajúce sa neplnenia Vašich zmluvných povinností s cieľom ochrániť finančné záujmy dodávateľa.                                                                                                                                             
• súdne spory, uplatňovanie právnych nárokov a súdnych právomocí, vymáhanie pohľadávok a mimosúdne vymáhanie pohľadávok;v prípadoch, ak pri danej spracovateľskej činnosti je možné predpokladať uplatnenie právnych nárokov, vrátane vymáhania pohľadávok a mimosúdneho vymáhania pohľadávok, alebo obhajobu práv prevádzkovateľa budú Vaše osobné údaje spracúvané na tento účel, ktorý je zlučiteľný s pôvodným účelom spracúvania; právny základ, pre spracúvanie bude rovnaký aký bol aplikovaný pre pôvodný účel spracúvania. V prípadoch, ak by predmetom spracúvania bola osobitná kategória osobných údajov, napríklad údaje o zdraví, je právnym základom čl. 9 ods. 2 písm. c) Nariadenia.
• vedenie účtovníctva a vyhotovovanie účtovných dokladov; najmä správa a fakturácia ceny za dodávku tovarov a služieb, spracúvanie účtovných, daňových dokladov a faktúr. Právnym základom na spracúvanie Vašich osobných údajov na tento účel je ustanovenie  čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia, t.j. splnenie  našich zákonných povinností vyplývajúcich najmä  zo zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“), zákona č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov a pod..
• evidencia pošty a správa registratúry; evidencia a správa poštových zásielok, pošty doručovanej a odosielanej z a do elektronickej schránky a evidencia a archivácia zmlúv, účtovných, daňových a súvisiacich dokladov v našich interných systémoch. Právnym základom na spracúvanie Vašich osobných údajov na tento účel je ustanovenie čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia, t.j. splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa podľa osobitných predpisov, a to najmä podľa zákona o účtovníctve a zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
• uplatňovanie práv dotknutých osôb; je zákonnou povinnosťou prevádzkovateľa zabezpečiť riadne vybavenie žiadostí, ktorými si uplatňujú svoje práva dotknuté osoby v súlade s Nariadením 2016/679 o ochrane fyzických osôb.

• zabezpečenie funkčnosti našej webovej stránky;zaznamenávame a ukladáme Vašú IP adresu a cookies, aby sme zabezpečili funkčnosť našej webovej stránky a prispôsobili prevádzku stránky Vašim potrebám. Právnym základom v tomto prípade je čl. 6 ods. 1 písm. b) a f) GDPR. V tomto kontexte je v našom záujme, čo sa týka spracovania osobných údajov, zabezpečiť riadne fungovanie našej webovej stránky a podnikania uskutočňovaného cez našu webovú stránku.

Doba uchovávania osobných údajov

Vaše osobné údaje budeme spracúvať po dobu nevyhnutnú na dosiahnutie účelov ich spracúvania, najdlhšie však po dobu trvania zmluvného vzťahu. V prípade, ak budeme voči Vám uplatňovať právne nároky a viesť súdne alebo správne konanie alebo ak budete právne nároky uplatňovať Vy voči nám a viesť voči nám súdne alebo správne konanie, osobné údaje budú spracúvané na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov až do právoplatného skončenia takéhoto konania.

Po ukončení zmluvného vzťahu, resp. po právoplatnom skončení konania podľa predchádzajúcej vety, budú Vaše osobné údaje už iba uchovávané (archivované), a to po dobu 10 rokov od skončenia zmluvy, pretože povinnosť uchovávať zmluvu a účtovné a daňové doklady súvisiace so zmluvou, ktoré obsahujú Vaše osobné údaje nám vyplýva zo všeobecne záväzných predpisov, najmä zo zákona o účtovníctve. Lehota uloženia začína plynúť prvým dňom kalendárneho roka nasledujúceho po roku, v ktorom uplynula platnosť zmluvy. Po uplynutí tejto doby budú údaje vymazané resp. znehodnotené / skartované.

V prípade, že kedykoľvek namietnete spracúvanie Vašich osobných údajov na priamy marketing, prestaneme Vaše osobné údaje na tento účel spracúvať. 

Vaše osobné údaje spracúvané na účel riadneho vybavenia práv dotknutých osôb, môžu byť v prípade, že si právo dotknutej osoby uplatníte, spracúvané po dobu 5 rokov.

Všetky informácie na identifikáciu a stíhanie zneužitia v súvislosti so zabezpečením fungovania našich webových stránok, najmä Vašu IP adresu, uchováme maximálne 7 dní.

Trvalý súbor cookie bude uložený vo webovom prehliadači a zostane platný až do stanoveného až do stanoveného dátumu vypršania platnosti, pokiaľ nie je pred dátumom vypršania platnosti vymazaný používateľom; cookies relácie vypršia na konci relácie používateľa, keď je webový prehliadač zatvorený.

V prípade, ak spracúvame Vaše osobné údaje aj na základe súhlasu, máte právo kedykoľvek tento súhlas so spracovaním osobných údajov odvolať. Vaše osobné údaje budeme spracúvať len po dobu platnosti súhlasu. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase pred jeho odvolaním. Udelený súhlas môžete odvolať rovnakým spôsobom, akým bol súhlas udelený.

Prenos osobných údajov do tretích krajín alebo medzinárodnej organizácii

Vaše osobné údaje nie sú poskytované do tretích krajín alebo medzinárodnej organizácii a takýto prenos osobných údajov ani nezamýšľame.

Automatizované rozhodovanie, vrátane profilovania

Pri spracúvaní Vašich osobných údajov z našej strany nedochádza k automatizovanému rozhodovaniu ani profilovaniu.

Práva dotknutej osoby v súvislosti s ochranou osobných údajov

V súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov máte okrem vyššie uvedených práv najmä nasledovné práva:

1. právo na prístup k osobným údajom (čl. 15 nariadenia); Máte právo získať od nás potvrdenie o tom, či spracúvame Vaše osobné údaje, a ak tomu tak je, máte právo získať prístup k týmto osobným údajom (ich kópie), ako aj na doplňujúce informácie v rozsahu stanovenom článkom 15 nariadenia. Vo väčšine prípadov Vám tieto kópie Vašich osobných údajov a doplňujúce informácie poskytneme v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.
2. právo na opravu osobných údajov (čl. 16 nariadenia); Prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o Vás máme k dispozícii. toto právo Vám  však umožňuje žiadať od nás, aby sme bez zbytočného odkladu opravili Vaše nesprávne osobné údaje alebo doplnili Vaše osobné údaje, ak sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne. Vezmite prosím na vedomie, že ste povinný poskytnúť nám len také osobné údaje, ktoré sú úplné a správne, pričom zodpovedáte za nepravdivosť osobných údajov, ktoré ste nám poskytli.
3. právo na vymazanie osobných údajov (právo „na zabudnutie“) (čl. 17 nariadenia); A to bez zbytočného odkladu po uplatnení tohto práva, napríklad v prípade, ak Vaše osobné údaje už nie sú potrebné na účel, na ktorý sme ich získali alebo spracúvali, ak ste odvolali svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov, na základe ktorého vykonávame spracúvanie Vašich osobných údajov, a neexistuje iný právny základ pre spracúvanie osobných údajov (napríklad Zmluva, ktorú máme s Vami uzavretú), ak namietate spracúvanie osobných údajov podľa čl. 21 ods. 1 nariadenia alebo ak Vaše osobné údaje spracúvame v rozpore s nariadením a zákonom. Toto Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.
4. právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov (čl. 18 nariadenia); V zákonom stanovených prípadoch máte právo od nás žiadať, aby sme prestali spracúvať Vaše osobné údaje, napr. ak namietate správnosť osobných údajov, ktoré o Vás máme, avšak len počas obdobia umožňujúceho nám overiť správnosť Vašich osobných údajov, namietate proti spracúvaniu osobných údajov automatizovaným rozhodovaním alebo spracúvanie Vašich osobných údajov je v rozpore s nariadením a zákonom a namietate vymazanie Vašich osobných údajov, pričom namiesto toho žiadate obmedzenie ich použitia alebo namietate vymazanie Vašich osobných údajov, ktoré my ako prevádzkovateľ už nepotrebujeme a chceme ich vymazať, avšak potrebujete ich Vy, napríklad na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie svojich právnych nárokov v prebiehajúcom súdnom konaní.
5. právo na prenosnosť osobných údajov (čl. 20 nariadenia); To znamená právo získať od nás Vaše osobné údaje, ktoré ste nám predtým poskytli, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a máte právo požadovať, aby sme Vaše osobné údaje preniesli ďalšiemu prevádzkovateľovi za splnenia zákonných podmienok; uplatnením tohto práva nie je dotknuté Vaše právo na vymazanie osobných údajov. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od Vás získali na základe súhlasu alebo na základe Zmluvy, ktorej ste zmluvnou stranou.
6. právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov (čl. 21 nariadenia); Ak je spracúvanie Vašich osobných údajov založené na našom legitímnom oprávnenom záujme alebo ak Vaše osobné údaje spracúvame na účel priameho marketingu, vrátane profilovania pri takomto spracúvaní. V prípade, ak podáte námietku a my nepreukážeme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie Vašich osobných údajov, alebo ak podáte námietku voči spracúvaniu Vašich osobných údajov na účel priameho marketingu, nebudeme Vaše osobné údaje na tieto účely ďalej spracúvať.  
7. právo na to, aby sa na Vás nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní osobných údajov, vrátane profilovania; Toto právo máte, ak by takéto automatizované rozhodovanie a profilovanie malo vo vzťahu k Vám právne účinky alebo Vás významne ovplyvňovalo (čl. 22 nariadenia). Ako sme Však uviedli, pri spracúvaní Vašich osobných údajov z našej strany nedochádza k automatizovanému rozhodovaniu ani profilovaniu.
8. právo podať sťažnosť dozornému orgánu (čl. 77 nariadenia); Ak sa domnievate, že spracúvanie Vašich osobných údajov je v rozpore s nariadením resp. zákonom NR SR č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, môžete podať sťažnosť (návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov podľa § 100 zákona č. 18/2018 Z.z.) na Úrad na ochranu osobných údajov SR. Kontaktné údaje úradu:
   Úrad na ochranu osobných údajov SR, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27
   www.dataprotection.gov.sk, tel. číslo: +421 /2/ 3231 3214, E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk. 

Vaše práva môžete uplatniť zaslaním písomnej žiadosti poštou na adresu sídla našej spoločnosti alebo elektronicky prostredníctvom e-mailu: sepakme@sepakme.com.